Dalla pratica al piano di comunicazione o viceversa?

Dalla pratica al piano di comunicazione o viceversa?

Oggi ci dedichiamo a ripassare gli strumenti necessari per una buona pianificazione strategica delle azioni di comunicazione che vogliamo sviluppare soprattutto online, sul sito web e i social network, ma anche offline. Avete già una pagina social, che sia su Facebook, su Twitter o su Instagram, e un sito web per la vostra associazione di volontariato, ente, corpo, o attività? Oppure siete ancora indecisi se attivare o no questi strumenti di comunicazione online?

Mettete tutto in pausa e soffermatevi ad analizzare la vostra attività di comunicazione realizzata in questi anni e il contesto in cui siete inseriti. Prendete carta e penna e mettete nero su bianco un piano di comunicazione, un documento dove mettete per iscritto l’analisi dello scenario, la definizione degli obiettivi che mirate a raggiungere con la vostra attività di comunicazione (online e offline), il vostro pubblico di riferimento segmentato per le diverse caratteristiche che lo connotano, le strategie, azioni e contenuti che mettete in campo sia a livello di comunicazione in emergenza che del rischio, ma anche delle attività (formazione, iniziative sul territorio, interventi…) che svolgete con la vostra associazione. Inoltre chiarite le funzioni dei diversi strumenti (per esempio: il sito come vetrina per le attività e competenze che avete, Facebook per la narrazione delle emergenze, Instagram per raccontare i volontari), il budget a disposizione sia in termini di risorse economiche, di persone e di tempo, e definite la misurazione periodica dei risultati con cui andrete a verificare se avete raggiunto o meno gli obiettivi che vi siete posti.

Per aiutarvi ancora di più nel visualizzare il vostro posizionamento e le attività di comunicazione da sviluppare, realizzare anche un’analisi SWOT, che in questa fase di pianificazione vi aiuta a evidenziare i vostri punti di forza, le debolezze e le opportunità e le minacce che vengono dall’esterno. In questo modo dovreste riuscire a capire quali sono gli elementi che vi distinguono dalle altre associazioni e sui cui puntare la vostra comunicazione sui social per emergere tra le tante pagine di protezione civile che comunicano su questi strumenti.

A questo punto se avete scelto di aprire una pagina ufficiale su Facebook o un profilo Twitter o Instagram dovrete definire una social media policy (interna ed esterna) che indica quali contenuti e quali modalità di relazioni ci si deve aspettare e a cui ci si deve attenere nei vostri spazi social, anche per esempio spiegando i diversi hashtag che usate, l’orario in cui è presidiata, i possibili motivi di moderazione dei commenti, ma anche le tipologie dei contenuti che andrete a veicolare. La social media policy è anche un valido alleato per dare delle “regole” a come i volontari della vostra associazione utilizzano i propri profili social, per esempio vietando la pubblicazione di foto degli interventi svolti o foto in divisa che possono minacciare la reputazione dell’associazione che rappresentano.

Tutto questo però non basta… dopo aver aperto gli account sui social questi vanno presidiati, aggiornati e curati quotidianamente. Predisponete un piano editoriale (anche su Google Calendar) con cui definite per giorno i post che andrete a pubblicare sulla pagina Facebook, su Instagram, ma anche indicando news che andrete a pubblicare sul sito web. Se per la parte di comunicazione in emergenza la pianificazione è praticamente impossibile, il piano editoriale può aiutarvi a calendarizzare le attività di comunicazione di prevenzione sui rischi presenti nel vostro Comune, con i comportamenti da adottare o anche una rubrica che racconta le vostre specialità come associazione, gli eventi che organizzate o le ricorrenze. Naturalmente non sto dicendo di pubblicare ogni giorno su Facebook, ma individuate voi in base alla quantità di materiale a disposizione e che riuscite a raccogliere, il calendario editoriale che più si adatta alle vostre esigenze e al piano di comunicazione di cui vi siete dotati. Inoltre ricordatevi che non sufficiente pubblicare ma dovrete monitorare le interazioni degli utenti e rispondere tempestivamente ai commenti e ai messaggi privati che vi arrivano. Fate sentire ai cittadini che ci siete, che siete attivi e reattivi (oltre che propositivi) anche sui canali social come lo siete sul territorio dove operate.

Non dimenticate poi di osservare le attività di comunicazione che vengono realizzate dagli account simili al vostro, individuate quelle più efficaci e provate a copiarle adattandole alla vostra realtà. Tranquilli, non vi sto dicendo di rubare foto o video, togliendo i loghi e i riferimenti all’ente o all’associazione a cui appartengono, ma di capire se quei contenuti adattati al vostro linguaggio e alla vostra realtà possano esistere allo stesso modo efficaci.

E poi sperimentate, sperimentate, sperimentate.

 

[Ps: questi documenti che vi ho indicato, andrebbero redatti prima di aprire i profili social e aggiornati periodicamente, se però vi siete buttati già sui social “senza pensieri” potete sempre rimediare e predisporli con la vostra attività di comunicazione già in corso.]

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