Esercitazioni di emergenza: come prepararle al meglio. Intervista a Roberto Pizzi

Le esercitazioni di protezione civile sono un elemento fondamentale per la gestione delle emergenze perché in tempo di pace permettono di testare sul campo processi, procedure e il team a disposizione. Per capire meglio quali sono gli obiettivi e come si costruisce una esercitazione ho intervistato Roberto Pizzi, geologo e disaster manager, autore del manuale “Esercitazioni di emergenza”

Roberto Pizzi

Perché è importante svolgere le esercitazioni di protezione civile?

Si parla tanto di esercitazioni e se ne fanno anche molte, ma forse non quante ne servirebbero davvero. Il problema però non è tanto la quantità ma la qualità delle esercitazioni. Siamo bravissimi a prepararle e ad eseguirle ma manca troppo spesso la fase di valutazione che è essenziale per migliorare le organizzazioni coinvolte. Quando prepariamo una esercitazione, questa va impostata fin da subito su cosa andremo a valutare. Se facciamo un parallelo con la pianificazione e il piano di protezione civile, la preparazione di una esercitazione sta alla pianificazione come l’esercitazione sta al piano: il processo è sempre superiore al prodotto, che è solo un punto di un percorso più ampio e rischia di finire in un cassetto. Il processo è più faticoso e laborioso del “semplice” prodotto, perché richiede di pensare più in profondità. Grazie al processo di preparazione delle esercitazioni, per esempio, possiamo conoscere le persone con cui lavoreremo in fase di emergenza o come funziona l’organizzazione stessa.

Quali sono gli obiettivi di un’esercitazione?

Possono essere molteplici: quelli strategici sono indirizzati normalmente a testare i processi interni alla nostra organizzazione, ma una esercitazione può anche essere un momento importante di formazione per il personale. Possiamo poi testare nuovi processi o addirittura trovare modi nuovi per svolgere un determinato compito, se l’esercitazione offre margini di manovra ai giocatori. A questi obiettivi strategici si aggiungono poi gli obiettivi specifici che dipendono dai processi specifici da testare, come per esempio tutti quelli relativi alla funzione telecomunicazioni. Le esercitazioni possono poi essere inquadrate in ottica pluriennale e nell’arco di più anni possiamo andare a testare le stesse capacità e funzioni oppure, per ogni esercitazione, mettere alla prova una o più funzioni, nel quadro del ciclo che abbiamo costruito.

Quali elementi o passaggi sono fondamentali quando si pianifica una esercitazione?

L’esercitazione va considerata come un vero e proprio progetto. Per questo motivo possono essere utilizzate le tecniche del project management che, a mio giudizio, sono quelle più efficaci. Andremo così a selezionare un buon team di progetto e a dotarci di documenti essenziali contenuti in quello che possiamo chiamare manuale o guida dell’esercitazione. Qui troviamo lo scenario, la metodologia di valutazione e la guida per i controllori e i valutatori e, ben distinta, la guida per i giocatori.

Lo scenario dovrebbe essere costruito attraverso le tecniche dello storytelling, quindi anche se fittizio deve estremamente coinvolgente, ricco di dettagli e credibile per i giocatori. Il documento di valutazione, invece, deve essere strutturato per misurare gli obiettivi, che devono essere il più possibile SMART (acronimo per specific, measurable, achievable, reasonable, time-bound). Per me l’aspetto più importante è proprio che siano “measurable” ovvero gli obiettivi devono essere correlati a indicatori numerici o comunque quantitativi, per esempio temporali, con cui definiamo se gli obiettivi sono stati raggiunti o meno.

Per costruire una esercitazione sono necessarie figure professionali specifiche?

Possiamo certamente preparare “in casa” i documenti necessari per una esercitazione, ma per alcuni, come quello relativo allo scenario, è auspicabile la revisione o un contributo di esperti specifici. Naturalmente poi è importante che ci sia personale senior che conosce bene i processi interni, che si occupi di seguire l’organizzazione e che sappia valutare in modo elastico gli obiettivi da raggiungere.

Quand’è che una esercitazione va bene?

A mio giudizio è quella dove si impara molto, sotto tutti i profili organizzativi e dove si possono migliorare i nostri processi. Non possiamo dire banalmente che una esercitazione è andata bene perché solo perché non abbiamo commesso errori rispetto ai piani e alle procedure in uso. In questo caso io non sarei contento perché ci sono sempre margini di miglioramento e di formazione continua che vanno individuati. In estrema sintesi: una esercitazione va bene se abbiamo trovato forme di miglioramento della nostra organizzazione.

Come è nata l’idea di pubblicare un manuale operativo per le esercitazioni di protezione civile?

Il manuale è nato perché ho notato che in Italia mancava un documento tecnico di riferimento. All’estero invece si dà molto valore e ci sono numerosi documenti per la progettazione delle esercitazioni, come quelli prodotti dalla US FEMA (Federal Emergency Management Agency) o dalla IAEA (International Atomic Energy Agency) con la quale ho avuto la fortuna di lavorare nelle esercitazioni per il rischio nucleare. Collaborando a livello internazionale nella preparazione e svolgimento delle esercitazioni mi sono accorto della grande differenza di approccio e di organizzazione con quella italiana, da qui ho riordinato le idee e pubblicato questo manuale.

La pandemia entrerà tra gli scenari per le esercitazioni?

Credo che il mondo della protezione civile debba fare una ampia riflessione su questo. L’articolo 16 del Codice, come gli viene imposto dalla legge delega, riporta una cesura netta tra i rischi di protezione civile (comma 1) e quelli che invece devo essere eventualmente considerati tali. Tra questi ultimi peraltro figurano rischi dei quali il Servizio nazionale in realtà si occupa quotidianamente, come quello chimico, industriale, nucleare, sanitario. A mio parere, quando si parla di soccorso alla popolazione, messa in sicurezza delle persone coinvolte, intervento delle strutture sanitarie, logistica, tutto questo è afferente al Servizio nazionale della protezione civile. Per questi motivi anche la pandemia dovrà ricadere tra gli scenari delle esercitazioni.

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